Introducción

De acuerdo a que una de nuestras responsabilidades como empresa es el cuidado de nuestros trabajadores y clientes, se han fijado procesos, horarios, actividades, estrategias digitales, concesión de citas y en fin todas las medidas que apoyen el control de la propagación del COVID 19.

Igualmente somos conscientes que de nuestra actividad económica dependen varias familias, entes externos como talleres, financieras, bancos y aseguradoras entre otros, exigiendo de esta forma realizar una labor responsable apoyando la economía del país, pero de la mano con el cuidado de la salud de todos los ciudadanos.

Expuestos estos puntos, Autoexpo Concesionario Limitada plantea y se compromete a cumplir las prácticas descritas a continuación en el desarrollo de nuestro trabajo.

OBJETIVO

Aplicar las medidas de prevención para evitar y mitigar la exposición al contagio de nuestros trabajadores, proveedores, aliados y clientes del COVID-19.

ALCANCE

Esperamos que estas medidas sirvan para reactivar nuestra actividad económica, apoyando a nuestros empleados y aliados en su sustento y en el control de la propagación del COVID 19, estando siempre abiertos a nuevas directrices que las autoridades sanitarias nacionales dictaminen en función de la evolución de la pandemia.

1. RESPONSABILIDADES

Responsabilidades a cargo del empleador

Velar por el estricto cumplimiento del presente protocolo

Implementar todas las disposiciones y recomendaciones tanto locativas y de dotación que las autoridades competentes impongan.

Estar atentos a las nuevas directrices que las autoridades nacionales de salud dictaminen y aplicarlas.

Solicitar y coordinar con las EPS la ARL apoyo en la prevención, detección y seguimiento al estado de salud del personal asociado a la actividad, incluyendo estrategias y orientación sobre identificación de casos sospechosos de COVID- 19

Nombrar responsables directos en la implementación del protocolo y un punto focal de comunicación con las autoridades locales y nacionales. Se implementarán auditorias del cumplimiento del mismo, en concordancia con las medidas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y en coordinación con las Administradoras de Riesgos laborales.

Teniendo en cuenta que la principal medida de prevención del contagio es el distanciamiento social desarrollamos estrategias digitales y apoyamos el teletrabajo con el fin de reducir el desplazamiento de un porcentaje importante de colaboradores a nuestras oficinas y contar con un plan de continuidad del negocio.

Responsabilidades a cargo de área de gestión humana y del área de SG-SST

Implementar auditorias en el cumplimiento de las medidas exigidas por parte del Empleador con de los empleados

Crear alianzas con las EPS y la ARL para efectuar programas de protección, capacitación, manejo de estrés y en todos los recursos que proporcionen salud física y mental a los empleados.

Capacitar al personal sobre todas las medidas que se deben tomar para prevenir el contagio.

Instalar la señalización necesaria tanto para empleados como clientes y trabajadores externos.

RESPONSABILIDADES A CARGO DEL EMPLEADO:

Acatar todas las medidas de prevención establecidas por la empresa de acuerdo al protocolo de bioseguridad.

Hacer buen uso de toda la dotación asignada para su cuidado personal con el fin de evitar el contagio del COVID 19

Informar sobre su estado de salud, el de su familia y en general de las personas con las cuales ha tenido contacto.

No presentarse a trabajar si presenta algún síntoma relacionado con la pandemia e informarlo inmediatamente a su jefe inmediato.

Usar en lo posible el medio de transporte informado a la empresa, evitando el uso de transporte público.

Realizar solo las actividades para las que fue contratado.

2. MEDIDAS LOCATIVAS

Locación o Adecuación

El Concesionario cuenta con tres (3) vitrinas en la ciudad de Bogotá a saber: 1) La Sede Norte, ubicada en la Diagonal 116 No. 45-30 la cual cuenta con una zona exterior aproximada de 2.000 metros, ventilada al cien por ciento (100%) es descubierta, en donde se encuentran los vehículos exhibidos para la venta, dos baños dotados de agua potable, jabón líquido y toallas desechables, canecas con tapa y adicionalmente en dos (2) puntos estratégicamente se instalaron dos (2) lavamanos con activación de pedal con su respectivo jabón líquido y toallas desechables y dispensadores de alcohol glicerina-do al 60% y productos de desinfección en las áreas comunes.

Adicionalmente, se dispondrá a la entrada de las instalaciones de un tapete desinfectante de suelas de zapato para el uso obligatorio de los empleados y clientes. En el interior, se encuentra la parte administrativa con adecuada ventilación en los dos pisos de 100 metros cada uno, 4 baños dotados de agua potable, jabón líquido y toallas desechables. En cada piso hay zonas con agua potable para la hidratación de nuestros empleados y visitantes. Los puestos de trabajo habilitados se encuentran a una distancia mínima de 1.50 metros.

2) La Sede Centro, ubicada en la avenida Caracas No 1B-60, cuenta con un área aproximada de 700 metros, en la cual en un área aproximada de 600 metros se encuentra ventilada al cien por ciento (100%) pues es descubierta, en donde se encuentran los vehículos exhibidos para la venta. Tiene dos (2) baños, canecas con tapas y en un punto estratégicamente localizado en área común, se instaló un lavamanos con activación de pedal, con su respectivo dispensador de jabón, alcohol glicerinado al 60%, desinfectante y toallas desechables. Así mismo tiene dispensador de agua potable para los efectos de la hidratación. Se dispondrá a la entrada de las instalaciones de un tapete desinfectante de suelas de zapato para el uso obligatorio de empleados y clientes. Los puestos de trabajo habilitados se encuentran a una distancia mínima de 1.50 metros. Se dispuso de un recipiente especial para que depositen los elementos de bioseguridad utilizados por el personal y visitantes que sean de un solo uso o desechables; y,

3) La Sede Sur que se encuentra en la avenida caracas No. 3-70 sur con un área de 300 metros en el primer piso, el cual se encuentra la Sala de exhibición de vehículos, dotada de dos baños y se acaba de instalar un lavamanos de activación de pedal, de fácil acceso en área común, con su respectivo jabón líquido, alcohol glicerinado al 60%, desinfectante y toallas desechables. Se dispondrá a la entrada de las instalaciones de un tapete desinfectante de suelas de zapatos para el uso obligatorio de empleados y clientes; además, en el segundo piso se encuentra el área administrativa que funciona en un amplio espacio facilitando que el personal labore separadamente, conforme a los protocolos ordenados por el Ministerio de Salud y asimismo con la adecuada ventilación. En las oficinas de las tres (3) sedes se dispone de paños y gel desinfectante para limpiar las áreas de contacto de los equipos de uso general, como el panel de control y el horno microondas será encargada a una sola persona su manipulación.

Autoexpo garantiza a los empleados que lo requiera, de un espacio para que guarden sus elementos personales y ropa de diario e igualmente garantiza el suministro de bolsas para guardar la ropa de trabajo para su posterior lavado.

La Empresa a partir de la fecha de reapertura eliminó el sistema biométrico o de control de llegadas y salidas dactilar e igualmente al personal de traspasos se les prohibió utilizar los huelleros que se requerían para la legalización de los traspasos de la propiedad de los vehículos.

Autoexpo en las tres sedes, mantendrá la disponibilidad de dispensadores de alcohol glicerinado mínimo al 60% en cada 100 metros en las zonas comunes y aledañas a las vitrinas, puertas principales y dentro de las dependencias administrativas para uso de sus trabajadores, usuarios y consumidores o clientes.

El área de parqueadero se habilitará hasta el 50%, de tal forma que entre cada vehículo haya espacio suficiente de distanciamiento, debidamente señalados en cuanto se refiere a la Sede del

Norte, por cuanto las otras dos sedes no cuentan con parqueaderos.

Se dispondrán en áreas comunes y zonas de trabajo, suficientes puntos de aseo para el lavado frecuente de manos.

Se dispone de alcohol glicerinado (al 60%) cada 100mts, y productos de desinfección en todas las áreas donde haya personal. Así mismo, se establecerán por medio de señalización y capacitación todos protocolos de desinfección previos al uso de cualquier elemento o herramienta de trabajo.

Se proveerá a cada trabajador de tapabocas y desinfectantes para uso personal los cuales serán usados en el trabajo y en el desplazamiento a la casa.

Las salas están divididas en dos partes: en primer lugar, la parte en donde se muestran los vehículos, zonas exteriores dotada de amplios espacios, lavamanos y desinfectantes en zonas estratégicas, en estas zonas distanciamiento social puede ser mínimo de 2 metros; Por otro lado, se encuentran las oficinas donde hay muy buena ventilación debido a la cantidad de ventanas y a los espacios amplios.

Se dispondrá de recipientes adecuados para la disposición final de los elementos de bioseguridad utilizados por el personal que sean usados una sola vez o sean desechables. Estos residuos al igual que todos los demás continuaran su gestión de acuerdo con lo establecido en el plan de gestión integral de residuos de Autoexpo. Siguiendo el código de colores para su clasificación y se garantizaran adecuadas condiciones de orden y aseo.

ROJO: Residuos sólidos contaminados. Incluyendo guantes y mascarillas generadas en el proceso de mantenimiento de vehículos, filtros de aceite usados.

GRIS: Residuos de papel y cartón, limpios.

AZUL: Residuos de plástico limpio.

VERDE: Residuos ordinarios o no reciclables, como residuos de limpieza y sanitarios.

canecas
Imagen obtenida de: https://tienex.co/catalogo/reciclaje/estra-4-1008434-/

Se garantiza la disponibilidad de agua potable, jabón líquido y toallas desechables en los baños.

Se implementan y mantienen puntos de hidratación que permitan a los trabajadores hidratarse con dispensadores que reduzcan los contactos innecesarios. Mediante avisos se solicitará el lavado de manos antes del uso del punto de hidratación.

2.1 Mantenimiento y Desinfección

Áreas de Oficina: Se han identificado los puntos críticos para la desinfección que son aquellas que son manipuladas por el personal y visitantes: manijas, pasamanos, interruptores, baños, llaves de agua, superficies de mesas, escritorios, superficies de apoyo, entre otras. Los baños se limpiarán cada 4 horas y diariamente se desinfectará paredes y techos. Los elementos electrónicos (teléfonos, pantallas, teclados, mouse, celulares, impresora, datafonos, entre otros), seránlimpiados con productos a base de alcohol, toallas húmedas desinfectantes o alcohol aplicado directamente en el trapo y luego se efectuará la limpieza.

2.2 La desinfección de las superficies que están en constante manipulación se realizara por medio de hipoclorito de sodio al 0.5% y/o alcohol etílico al 70%. Esta limpieza se realizará con paños desechables. Al terminar las labores y cuando ya todo el personal se haya ido una persona realizará la limpieza y vaporización del sitio. En la mañana se reforzará la limpieza del día anterior con una persona que realizará el aseo de las instalaciones y muebles de oficina

2.2.2 Áreas de Ventas y Oficinas: De igual manera, en las tres sedes se realiza permanentemente control de roedores e insectos teniendo en cuenta las recomendaciones sanitarias del Ministerio y la secretaría de Salud.

2.2.3 Limpieza y Desinfección de los vehículos: Se contrató una empresa que realizara la desinfección de cada vehículo. Posterior a esto después de mostrar cada vehículo, los alistadores se desinfectarán las manos con agua y jabón, usaran guantes con calibre 35, limpiaran todas las superficies interiores con un paño de microfibra o esponja utilizando un detergente, repasaran todas las superficies con otro paño de microfibra con alcohol haciendo especial énfasis en las partes que presentan un mayor contacto corporal: pantalla táctil, volante, palanca de cambios, portavasos, manijas internas y externas, botones , perillas , interruptores de elevavidrios, freno de mano y cinturones de seguridad, se complementará la limpieza con el lavado de vidrios y el aspirado de alfombras. Disponemos de un espacio propicio para dicha tarea y se realizara con el vehículo apagado y con una temperatura ambiente adecuada.

3. CAPITAL HUMANO

3.1 Trabajo en casa: De acuerdo a que la medida principal para evitar el contagio del COVID 19 es el distanciamiento social, se va a mantener el 40% de los asesores comerciales, realizando su trabajo desde la casa, igualmente en la parte administrativa, se mantendrán realizando teletrabajo a las personas que presenten morbilidades preexistentes, trabajadores mayores de 60 años, personas que vivan con familiares de la tercera edad y trabajadores que su medio de transporte solo pueda ser público. Así mismo mientras la localidad de Kennedy este categorizada con alerta naranja, los trabajadores de esta zona se mantendrán es sus hogares hasta que la alcaldía de vía libre a esta localidad.

3.2. Adoptar turnos y horarios flexibles con el propósito de disminuir el riesgo de exposición en horas de mayor afluencia en los servicios de alimentación y transporte, procurando el menor número de personas en los ambientes de trabajo. Se adoptará un nuevo horario para nuestras operaciones el cual empezará a parir de 1:00 PM hasta 8:00 PM

3.3. Entrada de Personal: en los accesos peatonales el personal debe pasar por unidades de desinfección para calzado y manos. Todo el personal debe usar tapabocas en forma permanente, evitando tocarlo en su parte frontal (retirarlo de las bandas elásticas que están alrededor de las orejas) y desechándolo a diario o cuando se moje o ensucie.

3.4 Tomas rutinarias de temperatura al ingreso y salida de turno.

3.5. En caso de presentar síntomas gripales, se deberá informar inmediatamente a su jefe directo y quedarse en casa.

3.6. No realizar reuniones presenciales con más de 5 personas. En lo posible dichas reuniones se harán virtuales.

3.7. Mantener las áreas de trabajo despejadas de elementos ajenos a la labor.

3.8. Evitar el uso compartido de equipos o dispositivos de otros empleados (computadores, teléfonos, elementos de escritura, equipos y herramientas, llaves) y realizar la limpieza y desinfección permanente de los mismos.

3.9. No compartir elementos de protección personal y desinfectarlos diariamente tales como caretas de protección facial y guantes

3.10. El transporte de los trabajadores se realizará el 30% en automóvil particular, 28% moto, 12% en bicicleta o patineta, 30% Transmilenio, Taxi o SITP. El turno de los empleados que requieren utilizar transporte público comenzará a las 12 del mediodía hasta las 8 pm. Conforme a las instrucciones de la Alcaldía de Bogotá para este sector comercial.

3.11. En los tiempos de alimentación, Autoexpo limitará el número de personas para realizar dicha actividad, de tal manera que se garantice la distancia mínima entre las mismas (1.5 a 2 metros). En las sedes se encuentra rotundamente prohibido tomar alimentos en los puestos de trabajo. Antes de tomar los alimentos se vigilará el cumplimiento del siguiente protocolo: 1-) lavar las manos con agua y jabón; 2-) retirar el tapabocas y desecharlo; y, 3-) lavar nuevamente las manos con agua y jabón y al terminar el consumo de alimentos realizar nuevamente el lavado de manos con agua y jabón y utilizar un nuevo tapabocas para retomar las labores.

3.12. A todo el personal que labora en la empresa, se les insistirá en aplicar el protocolo de etiqueta respiratoria que consiste en cubrir la nariz y la boca al toser o estornudar con el antebrazo o con un pañuelo desechable el cual deberá ser arrojado a la caneca de la basura.

3.13. Todo el personal que este prestando los servicios tanto presencial como remotamente debe tener como rutina lavarse las manos con una periodicidad mínima de 3 horas o después de haber estado en contacto con algo o alguien que pueda estar contaminado, después de ir al baño,manipular dinero y antes o después de ir a comer.

3.14. Contar con asesoría y acompañamiento para atender las necesidades de salud mental de los trabajadores o colaboradores.

3.15. Fomentar la constante hidratación, promover una buena nutrición con insumo de productos con alto nivel vitamínico y declarar las áreas descubiertas con que cuenta el concesionario como libres de tabacos y cigarrillos electrónicos. El consumo de tabaco quedará prohibido en las instalaciones de la empresa.

3.16. Establecer con carácter obligatorio la continua capacitación y actualización de todo lo relacionado con el COVID 19, la forma en que se transmite, las maneras de prevenirlo, los síntomas que se pueden presentar, las zonas con alto nivel de contagiados.

3.17. Interacción dentro de las instalaciones

– Se definirán protocolos de distanciamiento social y de interacción entre trabajadores y colaboradores, que incluyan medidas que favorezcan la circulación de aire en espacios cerrados.

Garantizar el distanciamiento mínimo de 1,5 metros entre trabajadores.

– Se limitarán la reuniones y aglomeraciones en zonas comunes como cafeterías, zonas de descanso y zonas de reunión.

– Se implementará el uso de varias plataformas digitales para la realización de reuniones.

– Todos los trabajadores tendrán cada uno todos los elementos de protección personal, los cuales deben ser de uso continuo y obligatorio y está prohibido el préstamo o compartir alguno de ellos.

– Evitar el uso compartido de equipos o dispositivos de otros empleados (computadores, teléfonos, elementos de escritura, equipos y herramientas, llaves) y realizar la limpieza y desinfección permanente de los mismos.

3.18. Interacción con Terceros (proveedores, clientes, etc.)

– En el establecimiento o concesión de citas le solicitamos a los clientes que deben venir a nuestras oficinas con protección respiratoria, adicionalmente solo se atenderá a una persona por familia.

– En la sala de clientes solo permanecerá el número de clientes que puedan estar separados por lo menos 1,5 metros de distancia entre sí.

– Los clientes deben conservar la distancia mínima de dos (2) metros al realizar el pago.

– Para el caso de clientes mayores de 70 años les daremos atención domiciliaria.

– Los proveedores o aliados deben asistir al Concesionario con cita previa y deben presentarse con tapabocas.

– Se mantendrá señalización en donde se indique constantemente el lavado de manos y el distanciamiento social.

4. PLAN DE COMUNICACIONES

– Se conformó un equipo de funcionarios que estarán a cargo de las comunicaciones durante la emergencia, autorizado a comunicarse con el personal, las partes interesadas y los medios de comunicación. Esta labor está liderada por la Directora Administrativa y el equipo lo conforman la Coordinadora de Recursos Humanos, la Jefe de Ventas de la sede Norte y el Jefe de Ventas de las salas Centro y Sur.

– Autoexpo Concesionario Limitada contará con un plan de comunicaciones claro y oportuno que divulgue toda la información contenida en este protocolo a empleados, clientes y proveedores.

– Se establecerán mecanismos idóneos de información legible, sobre todas las medidas de prevención que se deben atender o poner en constante práctica.

– Se recordará a todo el personal la importancia de lavarse las manos constantemente y de mantener el distanciamiento social. Utilizando la imagen a continuación obtenida de la OMS.

– Se instruirá a todo el personal sobre el manejo del tapabocas: correcta manipulación, instalación, vida útil y el proceso de desecho.

Imagen obtenida de: http://diariosanjuan19.com/2020/04/16/uso-correcto-del-tapabocas-o-barbijo-y-su-mantenimiento/

– Se realizarán charlas virtuales, mensajes de texto, correos, mensajes en las pantallas en donde se insista con la implementación de medidas de prevención (distancia social, correcto lavado de manos, cubrimiento de nariz y boca con el codo al toser), uso adecuado de elementos de protección personal e identificación de síntomas (fiebre, tos seca y dificultad para respirar).

-Se instruirá al personal sobre los hábitos después de la jornada laboral: comportamiento en los medios de transportes (Publico, bicicleta o individual), recomendaciones al regreso al hogar, cuidados al acudir a plazas de mercados, bancos, farmacias, etc. También se hará énfasis en la desinfección de todo lo que ingresa a sus casas: llaves, compras, ropa, entre otros.

-Dentro de la estrategia de comunicación interna nos apoyaremos en todo el material gráfico que ha publicado en materia de prevención el Ministerio de Salud.

5. PREVENCION Y MANEJO DE SITUACIONES DE RIESGO DE CONTAGIO.

Tras la apertura es posible que surjan imprevistos o contratiempos. Para ello elaboramos un Plan de Contingencia que ayude a reaccionar ante la enfermedad de un trabajador o su familia, la necesidad inminente de realizar desinfecciones más periódicas, flexibilizar nuestros servicios para adaptarnos a la demanda de cada momento y a la disponibilidad.

Síntomas a Controlar y Tener en cuenta

Imagen obtenida de: https://ichef.bbci.co.uk/news/624/cpsprodpb/6B4E/production/_111507472_g9sm6vjw.png

5.1 Prevención y Contagio

– Asegurar que se cumplan las disposiciones y recomendaciones de las autoridades de salud en relación a la prevención del contagio por COVID 19.

Asegurar que se cumplan las disposiciones y recomendaciones de las autoridades de salud en relación a la prevención del contagio por COVID 19.

– Se implementará un archivo de control en la que los trabajadores que atienden clientes, registren nombre, dirección y teléfono de la persona que atendió, hora y si notó algo de alarma en esa persona.

– No se permitirá el ingreso y/o acompañamiento a las instalaciones, de personas que presenten síntomas de gripa ni cuadros de fiebre mayor a 37.5°C.

– Se establecerán canales de información para que los trabajadores informen cualquier sospecha de síntoma o contacto con personas diagnosticadas con COVID-19

5.2 Pasos si un empleado presenta síntomas por Covid-19

– Remitirlo a la casa con la instrucción de contactar su EPS o de acudir a un centro médico si los síntomas lo ameritan.

– No suministrarle ningún medicamento, el servicio médico se encargará de brindar las indicaciones al paciente.

– El departamento de personal deberá recolectar los siguientes datos del empleado:

  • Ubicación actual
  • Fecha de los primeros síntomas
  • Personas con las que tuvo contacto dentro de los 14 días antes de los primeros síntomas
  • Todos los viajes dentro de los 14 días antes de los primeros síntomas: aviones, trenes y buses
  • Cualquier participación en eventos públicos
  • Identificación de otros empleados que hayan tenido contacto cercano con el caso confirmado (menos de 2 metros) o con una persona enferma. Ejemplos de contacto cercano incluirían reuniones presenciales, conversaciones, comidas, etc.
  • Se activa un proceso de limpieza y desinfección con el personal de aseo del puesto de trabajo de la persona confirmada con la enfermedad.

5.3. Actuaciones ante un caso de coronavirus confirmado

– El afectado debe abstenerse de ir al trabajo, informar a su jefe inmediato, autoaislamiento en su domicilio durante dos semanas o hasta su completa curación, según manejo médico indicado.

– Autoexpo llevará el registro de los casos confirmados para su documentación e investigación epidemiológica.

– Autoexpo facilitará a las entidades médicas que hacen investigación epidemiológica para identificar los contactos más cercanos de cada caso, así como su seguimiento durante las dos semanas siguientes a la aparición del caso positivo.

– En caso de confirmar contagios con origen laboral, Autoexpo reportará a la ARL la situación.